2. 전자결재¶

2.1.1. 기안문 프로세스¶

참고

1. 프로세스

• 완료시점 : 최종결재자(E) 승인 시점
• 합의자 반려 : 해당 결재문서는 전체 반려됩니다.
• 병렬합의 : 모든 합의자가 합의해야 다음 결재자에게 업무가 배정됩니다.
• 합의자 개수 : 2개 이상의 부서 또는 사용자 지정 가능합니다.

1. 관련 기본 결재 양식

• 기안용지

1. 알림 발송 시점

• 알림 방법 : 메일, 모바일
• 결재 배정 시점에 결재자, 합의자에게 알림 발송
• 참조자는 결재요청 시점에 알림 발송
• 열람권자 지정 시점에 열람자에게 알림 발송
• 결재완료 시점에 기안자(A)에게 알림 발송
• 결재반려 시점에 기안자(A)에게 알림 발송

2.1.2. 협조문 프로세스¶

참고

1. 프로세스

• 기안부서 완료 : 기안부서 결재자(E) 승인 시점
• 수신부서 완료 : 수신부처 결재자(다, 사) 승인 시점
• 수신부서 반려 : 해당 수신부서의 결재문서만 반려됩니다.
• 수신처 개수 : 2개 이상의 부서 또는 사용자 지정 가능합니다.

1. 관련 기본 결재 양식

• 협조문

1. 알림 발송 시점

• 알림 방법 : 메일, 모바일
• 결재 배정 시점에 결재자, 합의자에게 알림 발송
• 참조자는 결재요청 시점에 알림 발송
• 열람권자 지정 시점에 열람자에게 알림 발송
• 결재완료 시점에 기안부서는 기안자(A), 수신부서는 접수자(가)에게 알림 발송
• 결재반려 시점에 기안부서는 기안자(A), 수신부서는 접수자(가)에게 알림 발송

2.1.3. 신청서 프로세스¶

참고

1. 프로세스

• 신청부서 완료 : 주관부서 결재자(다) 승인 시점 ( 결재자(E)가 승인을 하여도 문서는 진행중으로 표시됨 )
• 주관부서 완료 : 주관부서 결재자(다) 승인 시점
• 주관부서 반려 : 해당 신청/주관부서의 전체 결재문서가 반려됩니다.
• 주관부서 개수 : 부서 또는 사용자 1개만 지정 가능합니다.

1. 관련 기본 결재 양식

• 구매신청서

1. 알림 발송 시점

• 알림 방법 : 메일, 모바일
• 결재 배정 시점에 결재자, 합의자에게 알림 발송
• 참조자는 결재요청 시점에 알림 발송
• 열람권자 지정 시점에 열람자에게 알림 발송
• 결재완료 시점에 기안자(A)에게 알림 발송
• 결재반려 시점에 기안자(A)에게 알림 발송

2.1.4. 공문 발신/수신 프로세스¶

참고

1. 프로세스

• 공문결재 : 발송할 공문에 대하여 내부결재 처리 ( 전자결재 또는 종이문서로 결재진행 )

• 공문발신 : 공문발신함에서 첨부파일과 수신회사를 등록하고 발신

  (수신회사가 비즈메카이지를 사용하는 회사만 발신이 가능)

• 공문접수 : 수신한 공문에 대하여 접수처리

• 담당자 지정 : 수신한 공문에 대한 담당자 지정 및 공문 전달

• 결재요청 : 담당자로 지정된 공문에 대하여 전자결재로 결재요청 또는 오프라인으로 결재처리

1. 관련 기본 결재 양식

• 대외 발신 공문
• 대외 수신 공문

1. 알림 발송 시점

• 공문 발신/수신 프로세스는 비즈메카이지 전자결재 시스템을 사용하는 회사인 경우만 발신/수신이 가능합니다.

2.3.1. 결재양식 조회¶

기안문 작성 버튼을 클릭하여 양식목록에서 작성 하고자 하는 결재양식을 선택합니다.

참고

1. 양식을 카테고리를 표시합니다.
2. 기안하고자 하는 양식명 을 클릭하면 결재문서 작성 화면으로 이동합니다.
3. 검색 창을 통해 양식을 검색 할 수 있습니다.
4. 별 모양 아이콘을 클릭하여 즐겨 찾기 설정하거나 해제 할 수 있습니다.
5. 내가 최근 기안한 양식을 최대 5개까지 표시합니다. 해당 양식을 클릭하면 해당 양식 기안화면으로 이동합니다.

2.3.2. 결재문서 작성¶

결재문서의 용도와 목적에 맞게 작성하고 결재선을 지정한 후 결재 요청을 합니다. 필요에 따라 참조자, 기결재문서를 지정할 수 있습니다.

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 결재선 : 내부결재선 지정 화면이 표시되고 결재선을 지정합니다.
   • 수신처 : 수신처 지정 화면이 표시되고 수신처를 지정합니다. (결재양식 : 협조문 형식인 경우 버튼 표시)
   • 결재요청 : 작성한 결재문서가 지정한 결재선의 결재(합의)자에게 배정됩니다.
   • 기결재첨부 : 이전 완료된 결재문서를 첨부할 수 있는 화면이 표시되고 첨부할 결재문서를 지정합니다.
   • 임시저장 : 입력한 문서내용을 임시 저장합니다.
   • 취소 : 결재문서 작성을 취소하고 결재양식 목록화면으로 이동합니다.
2. 참조자 지정
   • 조직도 화면이 표시되고 참조자를 지정합니다.
   • 결재요청과 동시에 참조자의 참조/열람문서함에 결재문서가 표시됩니다.
3. 결재문서 내용 및 첨부파일 추가 할 수 있습니다.

Q. 결재요청 후 문서를 수정하고 싶은 경우 어떻게 ?

A1 : 해당 결재문서 조회화면 상단에 결재회수 버튼을 클릭하여 회수하면 문서 수정 가능합니다. 단, 첫번째 결재(합의)자가 결재처리를 하지 않은 경우만 가능합니다. A2 : 상위 결재자에게 반려요청을 하면 반려 후 재기안을 할 수 있습니다. A3 : 결재선 지정 화면에서 결재자에게 문서변경 권한을 부여하면 해당 결재자가 문서 수정을 할 수 있습니다.

Q. 부서장인데 결재선 지정하지 않고 결재완료 처리는 어떻게 ?

1. 자가결재 기능 사용 설정.

• 소속회사 관리자에게 자가결재 사용 가능하도록 설정 변경 요청.
• 팀장 이상의 직책자만 자가결재가 가능합니다.
• 자가결재를 할 경우 결재선을 지정하지 않고 바로 결재요청 하면 문서가 완료됩니다.

Q. 문서작성 화면에서 표 작성 등을 쉽게 할 수 있는 방법은 어떻게 ?

1. MS Word 등에서 결재문서를 작성한 후에 복사(Ctr+C )하고 문서작성 화면의 에디터에 붙여넣기(Ctr+V)를 하면 편리하게 문서를 작성할 수 있습니다.

Q. 진행중인 결재문서를 삭제 방법은 어떻게 ?

A1 : 결재문서는 임시저장이나 회수를 제외하고 삭제할 수 없습니다. 소속회사 관리자도 결재문서를 삭제할 수 있는 기능은 없습니다. A2 : 소속회사 관리자에 문의하여 해당 결재문서 보안설정을 요청하면 모든 문서함에 표시되지 않습니다.

Q. 2개 이상의 부서에 소속된 사용자인데 특정 부서의 기안문서 작성은 어떻게 ?

1. 결재문서 작성화면의 기안부서항목에 소속된 모든 부서목록이 나타나므로 필요한 부서를 선택하고 결재요청을 하면 선택한 부서가 기안부서로 표시됩니다.

2.3.3. 결재선 지정¶

참고

1. 조직도 또는 검색을 통해 결재자 검색 및 추가 할 수 있습니다.
2. 선택한 결재 방법에 따라 결재자를 결재선에 추가( > ) 가 가능합니다.
3. 선택한 결재자 정보를 표시하고 결재자를 선택하여 Drag & Drop 을 이용하여 순서( 상/하 )를 변경 가능합니다.
4. 결재방법변경 : 3번 항목에 선택한 사용자(부서)의 결재방법을 변경 가능합니다.
5. 합의방법 : 3번 항목에 합의자를 선택하면 합의방법을 선택 가능합니다.
6. 권한설정 : 3번 항목에 결재자를 선택하면 권한설정을 선택 가능합니다.
7. 사용자 결재선을 선택하면 등록된 결재선 정보가 3번 항목에 표시됩니다.
8. 적용 버튼을 클릭하면 지정한 결재선이 결재문서 작성화면의 결재선 항목에 표시됩니다.

결재방법

1. 결재
   • 선택대상 : 사용자
   • 기타 : 문서변경 권한 부여 가능
2. 후결
   • 선택대상 : 사용자
   • 기타 : 승인만 가능(최종 결재자는 후결 불가)
3. 합의
   • 선택대상 : 사용자, :부서
   • 기타 : 합의자(부서)가 반려할 경우 문서 반려처리 (최종 결재자는 합의 불가) 합의부서는 부서수신함에 결재문서 배정 및 합의부서 내부결재 가능합니다.
   • 순차합의 : 합의자 한명씩 결재를 진행하는 흐름
   • 병렬합의 : 합의자 모두가 동시에 결재를 진행하는 흐름

참고

1. 사용자 결재선 추가

1. 조직도 또는 검색을 통해 결재자 검색 및 추가 합니다.
2. 2번 항목에 사용자 결재선명에 명칭을 입력하고 저장을 할 수 있습니다.
3. 3번 항목에 저장된 사용자 결재선 목록이 표시됩니다

1. 사용자 결재선 삭제

1. 3번 항목에서 삭제할 사용자 결재선을 선택합니다
2. 3번 항목 오른쪽의 삭제 버튼을 클릭하여 사용자 결재선 삭제 처리합니다.

Q. 후결을 사용하고 싶은데 결재방법에 후결이 표시되지 않을 경우 어떻게 ?

1. 소속회사 관리자에게 후결기능 사용가능 하도록 설정을 변경 요청 합니다.

참고

1. 조직도 또는 검색을 통해 수신처 검색 및 추가 할 수 있습니다.
2. 수신처에 대하여 추가( > ) 버튼을 클릭하여 수신정보에 추가 가능합니다.
3. 선택한 수신처 정보를 표시합니다.
4. 사용자 결재선을 선택하면 지정된 수신처 정보가 3번 항목에 표시됩니다.
5. 적용 버튼을 클릭하면 결재문서의 수신처 항목에 표시됩니다.

결재방법

• 수신
  • 선택대상 : 사용자, 부서
  • 기타 : 수신부서는 부서수신함에 결재문서 배정 및 수신부서 내부결재 가능합니다.
• 수신처 지정 개수 * 결재양식이 협조문 : 수신처를 2개 이상 지정 가능 * 결재양식이 신청서 : 수신처를 1개만 지정 가능

2.3.4. 기결재 첨부¶

참고

1. 추가할 결재문서를 체크 합니다.
2. 확인 버튼을 클릭하면 결재문서의 기결재첨부 항목에 표시됩니다.

표시목록 대상

• 결재문서상태
  • 완료
• 대상 문서
  • 사용자가 기안한 결재문서
  • 사용자가 결재한 결재문서
  • 사용자가 합의한 결재문서
  • 사용자가 참조자인 결재문서
  • 사용자가 열람자인 결재문서

2.3.5. 참조자 지정¶

참고

1. 조직도 또는 검색을 통해 참조자 검색 및 추가 할 수 있습니다.
2. 선택한 사용자를 추가( > ), 삭제( < ), 초기화가 선택 가능합니다.
3. 적용 버튼을 클릭하면 지정한 참조자가 결재문서 작성화면의 참조자 항목에 표시됩니다.

2.3.6. 결재재요청함¶

내가 결재 요청한 문서에 대한 목록 확인 및 진행상태를 확인 할 수 있습니다.

참고

1. 결재문서 제목을 클릭하면 상세 내용보기 화면으로 이동합니다.
2. 결재문서 상태 표시 및 아이콘을 클릭하면 간략한 진행 현황이 하단에 표시됩니다.
3. 탭 버튼을 클릭하여 결재선, 결재의견 참조자, 열람권자, 수신처의 결재진행 현황을 확인할 수 있습니다.

결재요청함 문서 상세

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 결재 회수 : 최초 결재자가 결재(보류)처리 하지 않은 경우 기안자는 결재문서를 회수 할 수 있습니다. 회수하면 해당 문서는 결재요청함의 목록에 회수상태로 표시됩니다.
   • 진행현황 : 결재진행현황 화면이 표시됩니다.
   • 인쇄 : 인쇄화면이 표시됩니다.
   • 목록 : 결재요청함 목록화면으로 이동합니다.
2. 완료 문서 버튼 기능 설명 * PDF 변환 : 결재완료 문서를 PDF 파일 포맷으로 변환하여 다운로드 받을 수 있습니다. 회수하면 해당 문서는 결재요청함에 목록에 회수상태로 표시됩니다. * 열람 권한 : 열람자를 지정할 수 있습니다. 열람자 지정 화면이 표시 됩니다.

2.3.7. 진행현황¶

결재 진행현황을 흐름도, 목록 형식으로 상세히 확인 할 수 있습니다.

참고

1. 결재진행현황을 흐름도 형식으로 확인 할 수 있습니다.
2. 결재진행현황을 처리일시 단위로 확인이 가능 합니다.
3. 결재의견 탭을 클릭하면 결재의견에 대한 상세한 내용을 확인 할 수 있습니다.

2.3.8. 회수문서 재기안¶

회수된 결재문서를 재기안 할 수 있습니다.

참고

1. 버튼 기능 설명

• 수정 : 하단의 내용과 같이 수정화면으로 이동합니다.
• 삭제 : 해당 결재문서를 삭제합니다.

1. 버튼 기능 설명

• 결재선 : 결재선 지정화면이 표시됩니다.
• 결재요청 : 수정한 결재문서가 지정한 결재선의 결재자에게 배정됩니다.

2.3.9. 임시저장함¶

내가 임시 저장한 문서에 대한 목록을 확인 할 수 있습니다.

참고

1. 문서보기 : 제목을 클릭하면 결재문서 상세화면으로 이동합니다.
2. 삭제 : 체크한 결재문서를 삭제합니다.

임시저장함 문서상세

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 수정 : 결재문서 수정화면으로 이동합니다.
   • 복사 : 문서내용, 결재선을 복사해서 신규 문서 화면으로 이동합니다.
   • 삭제 : 결재문서를 삭제합니다.

Q. 나만의 결재 템플릿을 작성해서 사용하는 방법은 어떻게 ?

1. 템플릿 결재문서를 작성한 후 임시저장을 합니다. 임시저장함의 문서상세 화면에서 복사버튼을 사용해서 반복적으로 결재문서를 생성 할 수 있습니다.

2.3.10. 결재대기함¶

내가 결재, 합의, 개인수신할 문서에 대한 목록을 확인 할 수 있습니다.

참고

1. 문서보기 : 문서제목을 클릭하면 결재문서 상세화면으로 이동합니다.
2. 위임결재 : 위임아이콘이 표시되며 아이콘을 클릭하면 위임한 사용자 정보 확인이 가능합니다.
3. 일괄결재 : 한번에 2개 이상의 문서에 대하여 결재를 하는 경우 사용하는 기능입니다. * 결재할 문서를 체크한 후에 일괄결재 버튼을 클릭하면 결재처리 화면이 표시됩니다. * 일괄결재 대상은 유형이 결재인 경우만 가능합니다. (합의, 개인수신은 불가)

결재(합의) 업무 문서상세

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 결재 : 결재처리 화면이 표시되며 승인/반려를 선택 결재를 진행합니다. 승인, 반려 여부는 결재화면에서 선택가능 합니다.
   • 보류 : [보류 사용 시 표시] 결재보류 화면이 표시되며 보류의견 입력하여 보류하고 추후 보류해제를 합니다.
   • 수정 : [문서 수정 사용 시 표시] 결재문서 수정화면으로 이동합니다. (수정권한을 받은 결재자만 버튼 표시)
   • 결재선 : 결재선 변경 화면이 표시되고 결재선 수정이 가능합니다. (결재자만 버튼표시)
   • 참조자 : 참조자 지정 화면이 표시되고 참조자 변경이 가능합니다.
2. 결재선 정보를 표시합니다.
3. 결재문서의 정보를 표시합니다.
4. 결재문서의 상세 내용을 표시합니다.

수신문서 문서 상세

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 접수자전결 : 접수자 전결(승인, 반려) 화면이 표시됩니다.
   • 결재선 : 수신부서 내부결재선 지정 화면이 표시됩니다.
   • 결재요청 : 결재요청 화면이 표시됩니다.
   • 담당자변경 : 담당자 변경 화면이 표시됩니다.

Q. 수신한 결재업무를 수신자가 완료처리는 어떻게?

1. 접수자전결 버튼을 클릭해서 승인, 반려 처리를 하면 문서를 완료처리 할 수 있습니다.

Q. 수신한 결재업무를 내부결재 진행은 어떻게?

1. 결재선 버튼을 클릭해서 내부 결재선을 지정한 후에 결재요청 버튼을 클릭하면 내부 결재를 진행할 수 있습니다

Q. 수신한 결재업무 담당자가 다른 사람인 경우 어떻게?

1. 담당자변경 버튼을 클릭하여 담당자를 선택하고 저장하면 해당 업무가 선택한 사용자에게 배정됩니다. 변경 후 결재대기함 목록에 해당 문서가 표시 되지 않습니다.

결재 처리

참고

1. 승인 또는 반려를 선택합니다.
2. 결재의견을 입력합니다.
3. 결재의견이 많은 경우 관련내용을 첨부파일로 등록합니다.
4. 결재 : 입력한 결재처리 내용을 기준으로 결재처리 합니다.
5. 취소 : 결재처리 화면이 닫히고 결재 처리가 취소됩니다.

Q. 결재자가 반려 해야할 문서를 승인한 경우는 어떻게 ?

A1 : 최종 결재자가 아닌 경우는 다음 결재자에게 반려 요청 후 기안부터 다시 처리합니다.

A2 : 소속회사의 관리자에게 결재복원을 요청해서 다시 결재처리 가능합니다.

단, 반려한 경우 또는 최종 결재자인 경우 또는 합의자인 경우 결재복원이 불가능 합니다.

2.3.11. 결재진행함¶

내가 결재,합의,기안한 문서 중에서 진행중인 문서 목록을 표시합니다.

참고

1. 결재문서 제목을 클릭하면 상세 내용보기 화면으로 이동합니다.
2. 결재문서 상태 표시 및 아이콘을 클릭하면 간략한 진행 현황이 하단에 표시됩니다.
3. 상단의 버튼을 클릭하여 결재선, 결재의견, 수신처의 결재진행현황을 확인할 수 있습니다.

2.3.12. 완료문서함¶

내가 결재(합의,기안)한 문서 중에서 최종 결재자가 승인한 문서 목록을 표시합니다.

참고

1. 결재문서 제목을 클릭하면 상세 내용보기 화면으로 이동합니다.
2. 결재문서 상태 표시 및 아이콘을 클릭하면 간략한 진행 현황이 하단에 표시됩니다.
3. 탭버튼을 클릭하여 결재선, 결재의견, 수신처의 결재진행현황을 확인할 수 있습니다.

결재완료함 문서상세

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 재기안 : 문서내용, 결재선을 복사해서 신규 문서 화면으로 이동합니다.
   • PDF : 문서를 PDF로 변환하여 다운로드 받을 수 있습니다.
   • 열람권한 : 열람자 지정 화면이 표시됩니다.
   • 게시물 등록 : 결재문서 내용을 게시판을 선택하여 게시할 수 있습니다.
   • 개인보관 : [개인보관 사용 설정 시 표시] 개인보관함 목촉화면이 표시됩니다.
   • 대외공문작성 : 내부결재 문서를 대외공문 형식으로 작성 할 수 있습니다. 작성된 대외공문은 공문발신함에 저장됩니다. 휴가신청 등 다른시스템과 연계되어 결재된 문서는 기능이 제공되지 않습니다.

열람권한 지정

참고

1. 조직도 또는 검색을 통해 참조자 검색 및 추가 할 수 있습니다.
2. 선택한 사용자를 추가( > ), 삭제( < ), 초기화가 선택 가능합니다.
3. 적용 버튼을 클릭하면 지정한 열람자의 참조/열람 문서함에 결재문서가 표시됩니다.

참고

1. 사용자가 등록한 개인보관함 목록이 표시됩니다.

2. 적용 : 선택한 개인보관함으로 문서가 보관됩니다.

   취소 : 개인보관함 화면을 닫습니다.

참고

1. 버튼 기능 설명

   • 저장 : 작성된 대외공문이 저장되고 지정된 대인 공문은 공문발신함에서 조회할 수 있습니다.
   • 취소 : 작성한 내용은 저장되지 않고 결재완료 문서 조회 화면으로 이동됩니다.

2. 사용할 공문양식을 선택합니다. 2가지 양식을 제공합니다.

3. 대외공문 표시되는 회사정보를 입력합니다.

4. 대외공문 내용에 표시되는 문서 정보를 입력합니다.

5. 공문양식2에 추가로 표시될 정보를 입력합니다.

2.3.13. 반려문서함¶

내가 결재(합의,기안)한 문서 중에서 결재(합의)자가 반려한 문서 목록을 표시합니다.

참고

1. 결재문서 제목을 클릭하면 상세 내용보기 화면으로 이동합니다.

2. 결재문서 상태 표시 및 아이콘을 클릭하면 간략한 진행 현황이 하단에 표시됩니다.

3. 탭 버튼을 클릭하여 결재선, 결재의견, 수신처의 결재진행현황을 확인할 수 있습니다.

4. 삭제 : 버튼은 결재반려함 목록에서 해당 문서를 미표시 합니다.

   결재문서를 삭제하는 기능이 아니라 해당 상용자만 미표시하는 기능입니다.

결재반려함 문서상세

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 재기안 : 문서내용, 결재선을 복사해서 신규 문서 화면으로 이동합니다. 휴가신청 등 다른 시스템과 연동된 결재문서는 재기안 기능이 제공되지 않습니다.

2.3.14. 참조/열람 문서함¶

내가 참조자 또는 열람자로 지정된 문서 목록을 표시합니다.

참고

1. 결재문서 제목을 클릭하면 상세 내용보기 화면으로 이동합니다.
2. 결재문서 상태 표시 및 아이콘을 클릭하면 간략한 진행 현황이 하단에 표시됩니다.
3. 탭 버튼을 클릭하여 결재선, 결재의견, 수신처의 결재진행현황을 확인할 수 있습니다.

참조/열람문서함 문서 상세

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 진행현황 : 해당 문서의 결재 진행현황을 확인 할 수 있습니다.
   • 인쇄 : 해당 결재문서 인쇄 화면으로 이동합니다.

2.3.15. 개인보관함¶

개인보관을 지정한 결재문서의 목록을 확인 할 수 있습니다.

참고

1. 해당 보관함에 있는 결재문서를 조회합니다.
2. 해당 문서에 대해 상세 조회할 수 있습니다.
3. 버튼 기능 설명
   • 이동 : 개인보관함의 문서를 다른 개인보관함으로 이동합니다.
   • 삭제 : 선택한(체크) 결재문서를 개인보관함에서 삭제합니다.

2.3.16. 부서수신함¶

나의 소속부서가 부서합의/수신처로 설정된 문서를 확인 및 내부결재 처리 할 수 있습니다.

참고

1. 결재문서 제목을 클릭하면 상세 내용보기 화면으로 이동합니다.
2. 결재문서 상태 표시 및 아이콘을 클릭하면 간략한 진행 현황이 하단에 표시됩니다.
3. 탭 버튼을 클릭하여 결재선, 결재의견, 수신처의 결재진행현황을 확인할 수 있습니다.

협조문 문서 상세

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 접수자전결 : 접수자 전결(승인, 반려) 화면이 표시됩니다.
   • 결재선 : 수신부서 내부결재선 지정 화면이 표시됩니다.
   • 결재요청 : 결재요청 화면이 표시됩니다.
2. 기안부서의 결재선 표시
3. 수신부서의 내부 결재선 표시

Q. 부서내부 결재를 진행해야 하는데 어떻게?

1. 결재선 버튼을 클릭해서 결재선을 지정한 후에 결재요청 버튼을 클릭하면 내부 결재를 진행할 수 있습니다.

Q. 담당자가 완료처리를 하고 싶은데 어떻게?

1. 접수자전결 버튼을 클릭해서 승인, 반려 처리를 하면 문서를 완료(반려)처리 할 수 있습니다.

신청서 문서상세

참고

4. 신청부서의 결재선 표시
5. 주관부서의 결재선 표시

부서합의 문서상세

참고

6. 기안부서의 결재선 표시
7. 합의부서의 결재선 표시

접수자 전결

참고

1. 승인 또는 반려를 선택합니다.
2. 결재의견을 입력합니다.
3. 결재의견이 많은 경우 관련내용을 첨부파일로 등록합니다.
4. 결재 : 입력한 결재처리 내용을 기준으로 결재처리 합니다.
5. 취소 : 결재처리 화면이 닫히고 결재 처리가 취소됩니다.

결재요청

참고

1. 결재요청 의견을 입력합니다.
2. 결재의견이 많은 경우 관련내용을 첨부파일로 등록합니다.
3. 결재 버튼: 입력한 결재 요청의견으로 결재요청 합니다.
4. 취소 버튼: 결재요청 화면이 닫힙니다.

2.3.17. 공문수신함¶

대외 수신 공문을 등록 및 관리 할 수 있습니다.

참고

1. 분류

   • 자동 : 비즈메카이지 시스템에서 공문을 수신한 경우
   • 수동 : 메일, 우편 등으로 수신한 공문을 시스템에 등록한 경우

2. 공문제목을 클릭하면 공문 상세조회 화면으로 이동합니다.

3. 문서상태

   • 접수대기 : 발신처에서 공문을 수신한 상태
   • 접수 : 공문담당자가 접수한 상태
   • 결재 : 수신한 공문을 결재요청한 상태
   • 반송 : 수신한 공문을 반송한 상태

4. 버튼 기능 설명

   • 등록 : 수신한 공문을 등록하는 화면으로 이동합니다.

     메일, 우편등 종이문서로 수신한 공문을 등록하는 경우 사용해야 합니다.

공문 수신한 상태

참고

1. 버튼 기능 설명

   • 접수 : 접수화면이 표시되고 문서번호를 입력하면 접수상태로 변경됩니다.

     접수를 하면 발신회사의 문서상태가 접수상태로 변경됩니다.

   • 반송 : 반송화면이 표시되고 반송사유를 입력하면 반송상태로 변경됩니다.

     반송을 하면 발신회사의 문서상태가 반송상태로 변경되고 반송사유를 표시합니다.

   • 담당자지정 : 수신한 공문에 대하여 담당자를 지정합니다.

공문 담당자로 지정된 상태(접수대기 상태)

참고

2. 버튼 기능 설명
   • 담당자 변경 : 담당자가 아닌 경우 담당자를 지정하는 기능

공문 담당자로 지정된 상태(접수 상태)

참고

3. 버튼 기능 설명

   • 결재요청 : 대외 수신 공문 결재등록 화면이 표시되고 결재요청을 합니다.

     결재요청을 하면 문서상태가 결재로 변경됩니다.

   • 재배부요청 : 해당 공문의 담당자가 아닌 경우 공문담당자에게 수신문서를 전달합니다.

   • 담당자변경 : 담당자가 아닌 경우 담당자를 지정하는 기능

수신공문 수기등록

참고

0. 메일 또는 우편으로 접수한 공문을 전자결재 시스템에 등록할 때 사용하는 기능입니다.
1. 접수공문 내용을 입력합니다.
2. 접수한 공문 파일을 추가합니다.
3. 버튼 기능 설명
   • 저장 : 등록한 내용과 첨부파일을 저장합니다.

수신공문 등록한 상태

참고

4. 버튼 기능 설명
   • 접수 : 등록한 수신공문의 상태를 접수상태로 변경합니다.
   • 수정 : 수신공문 수정화면으로 이동합니다.
   • 삭제 : 등록한 공문을 삭제합니다

수신공문 접수한 상태

참고

5. 버튼 기능 설명

   • 결재요청 : 대외 수신 공문 결재등록 화면이 표시되고 결재요청을 합니다.

     결재요청을 하면 문서상태가 결재로 변경됩니다.

   • 담당자변경 : 담당자변경 화면이 표시되고 담당자를 지정하면 해당 담당자에게 수신공문이 표시됨.

2.3.18. 공문발신함¶

결재완료 문서를 [대외공문작성]으로 공문형식으로 변환하여 등록한 겨우 공문발신함에 저장됩니다. 저장된 공문은 PDF변환을 이용하여 다운로드 받아 메일로 공문을 발송하거나 비즈메카이지 시스템을 사용하는 회사간 거래처에 등록된 회사정보를 이용해 대외공문을 발송할 수 있습니다.

참고

1. 공문제목을 클릭하면 공문 상세조회 화면으로 이동합니다.
2. 문서상태
   • 저장 : 발신 공문을 등록한 상태
   • 발송 : 등록한 공문을 수신처로 발송한 상태
   • 접수 : 수신한 수신회사에서 공문을 접수한 상태
   • 반송 : 수신한 수신회사에서 공문을 반송한 상태
3. 버튼 기능 설명
   • 등록 : 발신공문을 등록하는 화면으로 이동합니다.

발신 공문 등록한 상태

참고

1. 버튼 기능 설명
   • 발송 : 수신으로 지정된 비즈메카이지 회원사로 공문을 발송합니다.
   • 수정 : 등록한 공문의 수정화면으로 이동합니다.
   • PDF변환 : 대외공문작성으로 공문형식으로 변환 등록한 문서를 PDF로 변환하여 다운로드 받을 수 있습니다.
   • 삭제 : 공문을 삭제합니다.
   • 목록 : 공문발신함으로 이동합니다.

Q. 공문이 발송되지 않은데 어떻게?

경우1 : 첨부파일이 등록되어 있지 않으면 발송되지 않습니다.

경우2 : 수신처가 비즈메카이지를 사용하지 않는 경우 발송되지 않습니다.

경우3 : 수신처로 등록된 회사의 사업자번호에 해당하는 회사가 비즈메카이지가 존재하지 않으면 발송되지 않습니다.

경우4 : 수신처가 비즈메카이지를 사용하지만 공문 기능을 사용하지 않을 경우 발송되지 않습니다.

2.3.19. 위임관리¶

결재권한 위임 등록 및 현황을 확인 할 수 있습니다.

참고

1. 위임할 대상부서, 위임기간, 수임자, 위임사유를 입력합니다.

2. 저장 : 입력한 위임정보를 저장합니다.

   결재업무는 위임자와 수임자 모두에게 표시되고 2명 모두 처리가 가능합니다.

3. 설정해제 : 선택(체크)한 위임 건에 대하여 설정해제 됩니다.

4. 상세보기 : 해당 위임건의 수임자가 결재한 결재문서 목록화면이 표시됩니다.

Q. 2개 이상의 부서에 소속된 사용자인데 각 부서별 위임처리 방법은 어떻게 ?

A1 : 위임할 대상 부서를 선택하고 위임정보 저장하면 선택한 부서의 결재업무만 수임자에게 배정 A2 : 전체부서를 체크하고 위임정보를 저장하면 전체부서의 결재업무를 수임자에게 배정

Q. 부서이동을 한 경우 과거 부서의 결재업무는 어떻게 ?

A1 : 과거 부서의 결재업무가 존재하면 해당부서를 선택하고 수임자를 지정하면 해당부서의 결재업무가 수임자에게 배정됩니다

2.3.20. 서명관리¶

개인서명 등록 및 현황을 확인 할 수 있습니다.

참고

1. 업로드 : 서명 이미지 업로드화면이 표시됩니다.

   파일선택 : 서명이미지로 사용할 이미지 파일을 선택합니다. 전송 : 선택한 이미지 파일을 등록합니다. 취소 : 이미지 업로드 화면을 닫기 합니다.

2. 설정해제 : 설정된 서명이미지를 미사용 상태로 변경합니다.

Q. 서명관리를 사용하고 싶은데 메뉴에 표시되지 않을 경우 어떻게 ?

1. 소속회사 관리자에게 서명관리기능 사용가능 하도록 설정을 변경 요청 합니다.

2.3.21. 개인보관함관리¶

개인보관함 카테고리 등록 및 현황을 확인 할 수 있습니다.

참고

1. 카테고리에 폴더를 추가, 수정, 또는 삭제할 수 있습니다.
2. 카테고리 추가 또는 수정 시 카테고리명을 입력합니다.
3. 저장버튼을 클릭하여, 카테고리를 저장, 또는 수정을 할 수 있습니다.

Q. 개인보관함 관리를 사용하고 싶은데 메뉴에 표시되지 않을 경우 어떻게 ?

1. 소속회사 관리자에게 개인보관함 관리기능 사용가능 하도록 설정을 변경 요청 합니다.

2.3.22. 메뉴설명(관리자용)¶

참고

1. 관리자 메뉴

   • 사용관리 : 전자결재 기능 목록을 표시합니다.
   • 결재문서관리 : 전자결재 전체 문서 목록을 표시합니다.
   • 코드관리 : 전자결재 서식함을 관리 합니다.
   • 결재선관리 : 기본결재선을 관리합니다.
   • 양식관리 : 전자결재 양식을 관리 합니다.
   • 부서수신함 담당자관리 : 부서수신함의 부서별 담당자를 설정합니다.
   • 발신공문 설정 : 발신공문 기본정보를 설정합니다.
   • 결재문서 백업관리 : 완료된 결재문서를 PDF로 다운받을 수 있습니다.

1. 사용관리

전자결재의 각종 기능에 대한 사용여부를 관리 할 수 있습니다.

참고

1. 항목별 상세 내용은 각 항목 우측의 설명을 참고하세요.
2. 외부공문
   • 비즈메카이지 시스템을 사용하는 타 회사와 공문을 발신/수신하는 기능입니다.
3. 버튼 기능 설명
   • 저장 : 입력한 전자결재 설정이 저장합니다.

2. 결재문서관리

소속회사에서 생성된 결재문서 중에서 임시저장 상태를 제외한 모든 문서 목록을 조회할 수 있습니다.

참고

1. 결재문서 제목을 클릭하면 상세 내용보기 화면으로 이동합니다.
2. 유형
   • 내부결재(양식유형) + 기안부서 : 품의
   • 내부결재(양식유형) + 합의부서 : 합의
   • 협조문(양식유형) + 발신부서 : 발신
   • 협조문(양식유형) + 수신부서 : 수신
3. 보안설정
   • 결재문서에 보안설정을 한 경우 관리자를 제외한 모든 사용자의 결재문서함에 표시되지 않습니다.
   • 문서삭제 할 필요가 있는 경우 보안설정 기능을 사용하면 됩니다.

Q. 동일한 문서번호로 여러 개의 문서가 존재하는 이유는 ?

1. 협조문 또는 합의부서의 경우 기안부서와 별도로 해당 부서의 결재문서가 생성되므로 여러 개의 문서가 표시 됩니다.

   따라서 목록화면의 유형 필드를 이용해서 해당 부서의 문서를 확인해야 합니다.

결재문서관리 문서상세

참고

1. [완료상태 문서] 버튼 기능 설명
   • 보안설정, 보안해제 : 보안설정을 하는 경우 모든 문서함에서 해당 결재문서는 표시되지 않습니다.
   • 삭제 : 결재문서를 물리적으로 완전히 삭제합니다.
   • 열람권한 : 열람자를 지정할 수 있습니다.
   • 게시물등록 : 결재내용을 게시판을 선택하여 게시할 수 있습니다.
   • 대외공문작성 : 결재내용을 대외공문 양식으로 변환하여 작성할 수 있습니다.
2. [진행중상태 문서] 버튼 기능 설명
   • 결재선 : 결재선 변경화면이 표시되고 결재선 변경이 가능합니다.
   • 참조자 : 참조자 변경화면이 표시되고 참조자 변경이 가능합니다.
   • 결재복원 : 결재복원 화면이 표시됩니다.

결재복원

참고

1. 버튼기능 설명

   • 결재복원

     • 선택한 복원위치로 결재업무를 배정하는 기능입니다.
     • 합의자(합의부서)는 복원 대상이 될 수 없습니다.
     • 복원할 경우 복원대상 이후의 결재, 합의 는 초기화 됩니다.
     • 주의) 부서합의가 존재하면 해당 부서의 문서를 삭제처리 합니다.

   • 결재회수

     • 기안자에게 회수상태로 문서를 배정하는 기능입니다.
     • 기안자의 결재회수 기능과 동일한 기능 입니다.

   • 닫기 : 결재복원 화면을 닫습니다.

3. 코드관리

관리자는 각종 전자결재코드(서식함)를 등록 및 관리 할 수 있습니다. - 사용처 : 등록된 서식함 정보는 ‘결재양식 관리’의 서식함 항목에 사용합니다

참고

1. 서식함에 우클릭하면 추가, 삭제 옵션을 선택 할 수 있습니다.
2. 서식함의 각종 항목을 입력합니다.
3. 저장버튼을 클릭하여, 서식함를 저장, 또는 수정을 할 수 있습니다.

4. 결재선관리

관리자는 기본 결재선 등록 및 관리 할 수 있습니다. - 사용처 : 등록된 결재선 정보는 결재양식관리의 기본결재선 항목에서 사용할 수 있습니다.

참고

1. 결재선명을 클릭하면 기본결재선 수정화면으로 이동합니다.
2. 미리보기 이미지를 클릭하면 화면 하단에 결재선 설정정보가 표시됩니다.
3. 버튼기능 설명
   • 등록 : 기본결재선 등록화면으로 이동합니다.
   • 삭제 : 선택(체크)한 기본 결재선을 삭제합니다.

기본결재선 등록/수정

참고

1. 조직도, 검색, 직책, 리더 단위로 결재자를 선택 지정 할 수 있습니다.

1.1 조직도 탭 (검색 탭):

• 결재선에 특정 사용자(부서)를 지정할 경우 사용
• ex1) 구매신청서의 경우 합의자에 구매팀 홍길동을 지정해야 하는 경우
• ex2) 경비신청서의 경우 수신처에 회계팀 홍길동을 지정해야 하는 경우

1.2 직책 탭:

• 결재선에 직책을 이용해서 지정할 경우 사용.
• 결재문서 작성시 결재선이 기안자 기준으로 해당 직책의 사용자를 검색하여 자동 지정
• 인사이동이 발생하여도 직책 속성을 사용하므로 관리자가 매번 결재선 세팅 불필요
• ex1) 신청서의 경우 합의자에 구매팀 홍길동을 지정해야 하는 경우

1.3 부서장 탭:

• 결재선에 부서별 부서장을 이용해서 지정할 경우 사용.
• 인사이동이 발생하여도 부서장 속성을 사용하므로 관리자가 매번 결재선 세팅 불필요
• ex1) 해외 출장신청서의 경우 결재자에 인사팀 부서장을 지정해야 하는 경우

2. 선택한 결재자를 표시합니다.
3. 버튼기능 설명
   • 저장 : 입력한 정보를 저장합니다.
   • 취소 : 기본결재선 목록화면으로 이동합니다.

직책 정보 확인

참고

1. 사용자 조직도 관리 메뉴 클릭하여 직책 세팅 할 사용자 선택
2. 사용자의 직책 선택하면 사용자 수정 화면의 직책정보 확인

부서장 정보 확인

참고

1. 사용자 조직도 관리 메뉴 클릭하여 직책 세팅할 사용자 선택
2. 조직도에서 부서 선택
3. 부서관리 버튼에서 수정 버튼 클릭
4. 부서정보 수정 화면에서 부서장 확인

5. 양식관리

전자결재 양식을 등록 및 관리 할 수 있습니다.

참고

1. 양식을 카테고리를 표시합니다.
2. 검색 창을 통해 양식을 검색 할 수 있습니다.
3. 양식명을 클릭하면 양식수정 화면으로 이동합니다.
4. 버튼기능 설명
   • 양식작성 : 신규양식 작성화면으로 이동합니다.

결재양식 결재정보 등록/수정

참고

1. 기본결재선

   • ‘결재선관리’ 화면에서 등록한 결재선 정보가 표시됩니다.

   • 양식유형이 내부결재이면 내부결재용으로 등록한 결재선이 표시되고 협조문이면 협조문용으로 등록한 결재선이 표시됩니다.

   • 기안문작성에서 기본결재선의 사용자가 없으면 결재선을 표시하지 않습니다.

     단, 최종결재자의 정보가 존재하지 않아도 빈칸으로 표시합니다.

2. 버튼 기능 설명

   • 저장 : 입력한 결재정보를 저장합니다.

     참고) 신규 양식을 작성하는 경우 ‘양식내용’탭의 데이터를 저장하고 ‘결재정보’탭의 데이터를 저장해야 ‘결재정보’ 탭의 ‘사용유무’ 항목이 표시됩니다. 사용으로 체크하고 다시 저장을 해야 일반 사용자의 기안문 작성 화면의 결재양식 목록에 표시됩니다.

결재양식 양식내용 등록/수정

참고

1. 양식작성기 : 양식작성기를 이용해서 결재양식을 작성하는 경우 사용
2. 웹에디터 : 웹에디터를 이용해서 결재양식을 작성하는 경우 사용
   • HTML 작성이 가능한 경우 작성한 HTML을 에디터 상단 메뉴의 ‘소스’ 버튼를 클릭해서 붙여넣기하면 결재양식을 간편히 작성할 수 있습니다.
3. 작성가이드 : 사용자가 결재문서 작성시 표시할 가이드 입니다.
   • ex1) 결재선 : 팀장 -> 부서장 -> 인사팀장 -> 본부장
   • ex2) 100만원 이상의 결재선은 사장님을 결재선에 추가 하세요.
4. 첨부파일 : 결재문서 작성시 참고 또는 작성하여 첨부할 파일을 등록
5. 버튼기능 설명
   • 저장 : 입력한 결재정보를 저장합니다.
   • 취소 : 결재양식관리 화면으로 이동합니다.

6. 부서수신함 담당자 관리

부서별 부서수신함의 접수 담당자를 지정할 수 있습니다. - 사용처 : 부서수신함의 수신대기 목록 표시에 사용됩니다.

참고

1. 접수담당자를 지정할 부서를 선택합니다.
2. 선택한 부서의 소속 팀원이 자동 표시됩니다. 접수담당자를 선택하고 추가( > )버튼을 클릭해서 추가 합니다.
3. 버튼 기능 설명
   • 저장 : 입력한 부서의 접수 담당자 정보를 저장합니다.

7. 발신공문 설정

대외 발신 공문의 회사 기본정보를 설정합니다. - 사용처 : 등록한 발신공문 설정은 ‘대외발송공문’ 결재양식 작성화면과 ‘공문인쇄’ 할 때 사용합니다.

참고

1. 공문의 상단에 표시할 내용입니다.
   • 회사 이미지를 표시할 경우 이미지를 클릭하고 이미지업로드를 수행하세요.
2. 공문의 하단에 표시할 내용입니다.
   • 회사 이미지를 표시할 경우 이미지를 클릭하고 이미지업로드를 수행하세요.
3. 공문에 표시할 회사 정보 입니다.
4. 버튼 기능 설명
   • 저장 : 입력한 발신공문 기본정보를 저장합니다.